Nielegalne przechowywanie dokumentacji archiwalnej – obowiązki, sankcje i ryzyko prawne

Pojęcie „nielegalnego przechowywania archiwów” nie funkcjonuje w polskim prawie jako odrębne przestępstwo o tej nazwie. W praktyce chodzi o naruszenie konkretnych obowiązków związanych z gromadzeniem, ewidencjonowaniem, zabezpieczeniem, przechowywaniem, udostępnianiem oraz niszczeniem (brakowaniem) dokumentacji. Obowiązki te wynikają przede wszystkim z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z przepisów branżowych dotyczących m.in. dokumentacji pracowniczej, podatkowej i księgowej. To charakter zaniedbania – a nie sama nazwa zarzutu – decyduje o rodzaju i wadze konsekwencji, dlatego punktem wyjścia powinno być ustalenie, który przepis mógł zostać naruszony i kto za jego przestrzeganie odpowiada. Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej; ocena konkretnej sprawy wymaga indywidualnej analizy przez prawnika.

Skąd biorą się obowiązki dotyczące przechowywania dokumentacji

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach reguluje postępowanie z materiałami archiwalnymi (kategoria A, przechowywane wieczyście) oraz z dokumentacją niearchiwalną (kategoria B, o czasowym okresie przechowywania). Na jednostki objęte jej zakresem – przede wszystkim organy i jednostki państwowe oraz samorządowe – nakłada obowiązek właściwego klasyfikowania, ewidencjonowania, przechowywania i ochrony dokumentacji. Szczegółowe zasady prowadzenia czynności kancelaryjnych, kwalifikowania akt i działania archiwów zakładowych dla części podmiotów (m.in. organów gminy, powiatu i województwa) określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67). Niezależnie od przepisów archiwalnych obowiązki przechowywania mają także inne podmioty. Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – przez okres zatrudnienia oraz, co do zasady, przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dłuższy, 50-letni okres dotyczy zatrudnienia sprzed 1 stycznia 2019 r., chyba że pracodawca skutecznie przeprowadzi procedurę ZUS (oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA) dla pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń w latach 1999–2018. Z kolei podatnicy prowadzący księgi podatkowe przechowują księgi i związane z nimi dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) – termin ten wynosi zasadniczo 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej), ale może się przedłużyć w razie zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.

Jakie sankcje grożą za naruszenie obowiązków archiwalnych

Konsekwencje zależą od tego, jaki przepis został naruszony, oraz od tego, czy sprawca działał umyślnie. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje odpowiedzialność karną m.in. za uszkodzenie lub zniszczenie materiału archiwalnego. Zgodnie z art. 52 tej ustawy, kto – mając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych – uszkadza je lub niszczy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3; jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Niezgodne z prawem niszczenie lub ukrywanie dokumentów może też wyczerpywać znamiona przestępstwa z Kodeksu karnego. Art. 276 k.k. stanowi, że kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Zaniedbania dotyczące dokumentacji pracowniczej stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Art. 281 § 1 pkt 7 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę (od 1.000 do 30.000 zł) m.in. za nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także za przechowywanie tej dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nieprawidłowości w dokumentacji podatkowej i księgowej mogą rodzić odpowiedzialność karną skarbową na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Odrębną płaszczyzną jest ochrona danych osobowych zawartych w aktach – tu zastosowanie ma RODO oraz ustawa o ochronie danych osobowych, a nadzór sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. RODO ustanawia m.in. zasadę ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e), zgodnie z którą dane przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów przetwarzania, z wyjątkami przewidzianymi dla celów archiwalnych w interesie publicznym.

Brakowanie dokumentacji – kiedy wolno niszczyć akta

Częstym źródłem ryzyka jest niszczenie dokumentacji niezgodnie z procedurą. Dokumentacja niearchiwalna może zostać zniszczona dopiero po upływie obowiązującego okresu przechowywania, a w jednostkach objętych nadzorem archiwalnym – po przeprowadzeniu procedury brakowania. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych wymaga uprzedniej zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, który potwierdza, że wśród akt przeznaczonych do zniszczenia nie znajdują się materiały archiwalne (kategoria A); podstawą jest art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Szczegółowy tryb klasyfikowania, kwalifikowania i brakowania określa rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Samowolne zniszczenie akt – zwłaszcza takich, które mogą stanowić dowód w postępowaniu, lub materiałów archiwalnych – może skutkować odpowiedzialnością opisaną w poprzedniej części.

Jak realnie ograniczyć ryzyko odpowiedzialności

Skuteczna minimalizacja ryzyka opiera się na udokumentowanej staranności, a nie na deklaracjach. W razie kontroli lub sporu kluczowe są dowody na to, że dokumentacja była ewidencjonowana, zabezpieczona przed dostępem osób nieupoważnionych i przechowywana w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem. W praktyce pomocne są: aktualna instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt (tam, gdzie są wymagane), rejestr osób mających dostęp do zbiorów, protokoły i spisy zdawczo-odbiorcze, dokumentacja procedury brakowania wraz ze zgodą właściwego archiwum państwowego, a także – tam, gdzie przepisy to dopuszczają – prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej z zachowaniem wymogów dotyczących integralności, kompletności i trwałości zapisu. Warto też świadomie zarządzać okresami przechowywania: dla dokumentacji pracowniczej rozważyć procedurę ZUS skracającą okres z 50 do 10 lat, dla dokumentacji podatkowej powiązać retencję z biegiem przedawnienia, a dla danych osobowych ustalić i okresowo weryfikować terminy ich usuwania zgodnie z RODO. Jeżeli zarzut dotyczy zniszczenia lub utraty dokumentów, znaczenie ma wykazanie braku zamiaru oraz okoliczności zdarzenia, jednak ostateczna ocena prawna i karna należy do organów i sądu. W sprawach o realnym ciężarze (zarzut karny, kontrola z istotnymi konsekwencjami finansowymi, spór sądowy) zasadne jest skorzystanie z pomocy prawnika, który oceni stan faktyczny i dobierze właściwą linię działania.